Dubbelrollen

 In onze praktijk krijgen wij geregeld vragen op het gebied van belangenvermenging. Meestal gaat het om situaties die zich binnen één pensioenfonds voordoen, waarbij het risico van de vermenging van zakelijke en privébelangen aan de orde is.

Steeds vaker gaat het echter om meer gecompliceerde gevallen waarbij verbonden personen posities bekleden in twee (of meer) pensioenfondsen. Op zich is dit geen probleem, het is al moeilijk genoeg om gekwalificeerde mensen te vinden voor deze functies. Problemen kunnen ontstaan als twee pensioenfondsen met deels dezelfde bestuurders op zodanige wijze iets met elkaar te maken krijgen dat deze bestuurders met tegengestelde belangen worden geconfronteerd. Of dat bestuurders in beide pensioenfondsen een andere positie bekleden waardoor de ene persoon “afhankelijk” is van de andere. De term bestuurders moet hier ruim worden gezien, ook leden van een Raad van Toezicht vallen hier onder.

De volgende casus is een illustratie van deze problematiek.

Het kan gebeuren dat twee personen die beiden lid zijn van de Raad van Toezicht (RvT) van Pensioenfonds A, in een andere relatie tot elkaar komen te staan in Pensioenfonds B. Een van de twee leden van de genoemde RvT is ook lid van de RvT van Pensioenfonds B. Pensioenfonds B zoekt een bestuurslid, en het andere lid van de RvT van Pensioenfonds A is een geschikte kandidaat, en wordt benoemd. Waar beide personen bij Pensioenfonds A “gelijkwaardig” zijn, staan zij bij Pensioenfonds B in een soort hiërarchische verhouding (bestuurder versus toezichthouder). De vraag is dan of beide personen in beide pensioenfondsen nog wel volledig vrij en onafhankelijk hun functie kunnen vervullen. Bij de benoeming van nieuwe leden in gremia van pensioenfondsen dient hiermee rekening te worden gehouden: kunnen in het bovengenoemde voorbeeld beide personen nog wel voldoende kritisch over elkaar oordelen op momenten dat dit nodig is?

Een ander voorbeeld van een dergelijke situatie waarin dubbelrollen zouden kunnen knellen is de (voorgenomen) fusie van twee fondsen. De belangen van de fondsen en hun deelnemers bij een fusie lopen niet noodzakelijkerwijs parallel; daarom doemt hier een potentiële botsing van die belangen op. Indien de betreffende bestuurders de belangen van beide fondsen goed willen behartigen, kunnen deze botsingen leiden tot een ongewenste vermenging van belangen, met als mogelijk gevolg dat beide fondsen niet op de best mogelijke wijze worden bediend.  Hoe hiermee om te gaan, is de vraag waarover wij als compliance officer nogal eens moeten adviseren.

Er zijn enkele opties voorhanden in dit geval.

De meest voor de hand liggende variant is waarbij de bestuurder terugtreedt met betrekking tot het dossier dat een relatie heeft met een mogelijk belangenconflict.

De tweede variant is dat de bestuurder in een van beide fondsen terugtreedt, en in het andere fonds volledig blijft functioneren.

Hoewel in deze optie in theorie de potentiële belangenvermenging is geëlimineerd, is deze optie wat ons betreft minder robuust dan de eerste. De betreffende bestuurder blijft zich bij het ene fonds bezighouden met de casus, terwijl hij of zij ondertussen ook goed op de hoogte is van de belangen van het andere fonds. Dit vraagt veel van de rolzuiverheid van de bestuurder.

De derde optie is het meest ingewikkeld. Omdat besturen van pensioenfondsen veelal paritair zijn samengesteld kan het gebeuren dat hetzij de werknemerszijde, hetzij de werkgeverszijde door de dubbelrollen zodanig is “uitgedund” (doordat er meerdere personen een dubbelrol hebben), dat een goede belangenbehartiging van de achterban in het gedrang komt.

Het dilemma is dan wat prevaleert: een zuivere toepassing van de compliance regels (terugtreden, dus niet meediscussiëren en meebeslissen), ofwel een goede belangenbehartiging. In dit soort situaties is het zeker te overwegen om de belangenbehartiging voorrang te geven en dus niet terug te treden (in geen van beide fondsen). Daarbij is het wel belangrijk dat in de discussies en besluitvorming maximale transparantie in acht wordt genomen en alle argumenten integer op tafel komen (geen verborgen agenda’s). In de verslaglegging zullen de besluiten, voor een ieder begrijpelijk, gedragen moeten worden door de daaraan ten grondslag liggende, in diezelfde verslaglegging vastgelegde argumenten.

Het acteren in dubbelrollen vraagt veel van de wijsheid van bestuurders. Het is de taak van de compliance officer om hierin te ondersteunen, onder meer door middel van het aandragen van de verschillende opties, en de voor- en nadelen daarvan.