Governance Risicomanagement

Pensioenfondsenbesturen in Control

Het zal niemand ontgaan zijn dat de ontwikkelingen rond bestuurdersaansprakelijkheid de laatste jaren een hoge vlucht hebben genomen. Er wordt veel meer van bestuurders verwacht dan pakweg tien jaar geleden. Hoe je stuurt in deze snel veranderende en steeds meer complexe omgeving, vraagt om een andere aanpak.

Waar gaat het om?

Van pensioenfondsbesturen wordt verwacht dat ze ‘in control’ zijn. Maar wat betekent dit?

Anders gesteld: hoe kunnen deze bestuurders rustig gaan slapen in de wetenschap dat ze in control zijn op een manier die tegemoet komt aan de eisen die wetgever en toezichthouder stellen?  We zien dat pensioenfondsen bij het formuleren van hun strategische doelstellingen hier steeds meer oog voor hebben, maar sommige bestuurders/besturen worstelen nog wel eens met deze vraag; daarom besteden wij er aandacht aan in deze Member Letter.

Belangen en verantwoording

Bestuurders zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van een veelheid van taken, die veelal een grote mate van deskundigheid vergen. Of het nu gaat om de Wet toekomst pensioenen (Wtp), ESG risico’s, datakwaliteit, cyberweerbaarheid van uitbestedingspartners, en ga zo maar door. Op al deze beleidsterreinen worden bestuurders geacht opvattingen te hebben en beslissingen te nemen, waarbij de belangen van alle betrokkenen moeten worden gediend en afgewogen.

Besturen is een collectieve taak

Dat betekent dat alle bestuurders van een fonds voor het geheel verantwoordelijk zijn. Dat neemt niet weg dat er binnen het bestuur meestal een soort taakverdeling is, zodanig dat alle relevante beleidsterreinen in voldoende mate zijn vertegenwoordigd binnen een bestuur. Maar nogmaals: dat laat onverlet dat elke bestuurder voor het geheel verantwoordelijk is.

Hoe kan een bestuur er nu voor zorgen dat het op een verantwoorde manier beslissingen neemt op alle terreinen die binnen de scope van het bestuur vallen? Een bestuurder zal over het algemeen niet voldoende deskundig zijn op alle gebieden, en zelfs als hij of zij in een bepaald gebied is gespecialiseerd, dan is het vaak nog moeilijk om in een ingewikkeld dossier de juiste koers te bepalen.

Oplossing(srichting)

De kern van de oplossing is gelegen in de begrippen vertrouwen, integriteit en beschikbaarheid.

Essentieel bij het besturen van een organisatie is het maken van de juiste keuzes. Dat betekent dat er wat te kiezen moet zijn. Voor zover een bestuur/de bestuurder(s) zelf niet bij machte zijn om zelf opties en keuzes te formuleren zullen zij het relevante besluitvormingsmateriaal aangereikt moeten krijgen.

Bronnen

In het algemeen heeft een bestuur vier bronnen waaruit kennis kan worden geput. Dat is -uiteraard- de eigen kennis, verkregen door opleiding, ervaring en de permanente educatie die overvloedig wordt aangeboden. In de tweede plaats is dat, bij de wat grotere pensioenfondsen, een bestuursbureau dat is bemenst met specialisten op de verschillende beleidsterreinen. In de derde plaats zijn dat de externe adviseurs van het pensioenfonds. En tenslotte in de vierde plaats de uitvoeringsorganisaties, indien een belangrijk gedeelte, of (vrijwel) alles, wordt uitbesteed.

Waar het nu op neerkomt is dat een bestuur op de juiste wijze van deze partijen (soms de een, soms de andere, soms meerdere) die informatie weet te vergaren die nodig is om tot besluitvorming te kunnen komen. Dat lijkt gemakkelijker dan het is, want:

• het bestuur moet weten wat het in een bepaald dossier nodig heeft aan informatie; dat vereist een redelijk grote mate van inzicht, overzicht en deskundigheid;
• het bestuur moet weten bij welke partij welke informatie  voorhanden is;
• het bestuur moet meerdere beleidsopties voorgelegd krijgen, met daarbij de onderbouwing van de redenen waarom voor een bepaalde optie kan worden gekozen;
• degene die opties voorbereidt moet begrijpen waarom het bestuur dit vraagt, en -dit is essentieel- op een onafhankelijke wijze, zonder vooringenomenheid de opties met onderbouwing voorlegt.

Als dit alles gebeurt zoals beschreven, dan kan het bestuur, zonder zelf over alle vereiste kennis te beschikken, op een verantwoorde wijze tot besluitvorming komen. Van belang is wel dat deze gehele procedure van besluitvorming transparant wordt vastgelegd (inclusief alle voorgestelde opties), zodat voor eenieder duidelijk is hoe het bestuur tot zijn oordeel is gekomen.

Het is van groot belang dat het bestuur er op kan vertrouwen dat de aangeleverde adviezen op een integere wijze tot stand zijn gekomen, waarbij geen andere belangen een rol hebben gespeeld.

Een juist governance risicomanagement is essentieel voor bestuurders om hun verantwoordelijkheid optimaal te kunnen nemen.

Zorg dat het fonds over functieprofielen beschikt en een deskundigheidsbeleid waaraan getoetst wordt bij aanstelling. Zorg voor voldoende countervailing power om voorstellen en adviezen te challengen. Wanneer het bestuur keuzes moet maken over een onderwerp waar het niet in thuis is, zoals bijvoorbeeld datakwaliteit of cybersecurity, laat u dan bijstaan door deskundigen op dit gebied.